Så lyckas du med Lean och kontinuerlig förbättring

Den japanska förbättringsfilosofin Lean sprids med rekordfart. Nu har metoden fått rejält fotfäste i en rad olika branscher, som bank och finans, hälsa och sjukvård, media och inte minst offentlig sektor. Nyckeln är att Lean är allmängiltigt och ger dokumenterade resultat.  

Men det är inte något som kan införas halvhjärtat. Hur kan man undvika fallgropar och lyckas med Lean?

Lean har rötterna i Henry Fords löpandebandsproduktion och Lean-filosofin som vi känner den i dag utvecklades av Toyota på 50- och 60-talet. Företaget ville skaffa sig konkurrensfördelar gentemot amerikanska biltillverkare och Lean bidrog till att Toyota med tiden blev världens lönsammaste företag i sin bransch.

En god resursanvändning

Organisationer har alltid försökt optimera sina värdeskapande aktiviteter. Likväl visar undersökningar att hela 90 procent av tiden i en genomsnittlig arbetsprocess inte skapar något värde. Huvudsyftet med Lean är att åstadkomma mer av det man vill uppnå med mindre resurser och ansträngning. Detta uppnås genom att ta bort onödigt arbete som inte skapar värde. De långsiktiga målen är en kultur där kontinuerlig förbättring står i centrum och att alla anställda tänker på förbättringar i sin vardag.

Ger resultat

Organisationer som lyckas med Lean når häpnadsväckande resultat, exempelvis:

  • Kortare handläggnings- och leveranstider
  • Bättre resursutnyttjande och produktivitet
  • Högre kvalitet och lägre kostnader
  • Högre flexibilitet och kortare responstider
  • Bättre kund- och medarbetartillfredsställelse

Sju kritiska framgångsfaktorer

Sopra Sterias sju punkter för framgångsrikt genomförande av Lean:

  1. Identifiera och förstå kundvärdet
  2. Förstå vad du ger dig in på
  3. Förstå den nya ledarskapsrollen
  4. Ge medarbetarna ansvar och gör dem delaktiga
  5. Kommunicera och informera
  6. Mät och dokumentera resultat
  7. Kom ihåg vad Lean inte är!

Listan bygger på Sopra Sterias erfarenhet av att införa Lean i en lång rad olika organisationer. De kritiska framgångsfaktorerna är allmängiltiga och branschoberoende.

1. Identifiera och förstå kundvärdet
Alla organisationer har kunder som de levererar varor eller tjänster till. En central egenskap hos Lean är fokus på att öka värdet av leveranserna till kunden. En tydlig bild av vad din kund kräver, förväntar sig och värdesätter kan därför bli en kompass att navigera efter när du börjar använda Lean.

2. Förstå vad du ger dig in på
Att införa Lean ger större och större vinster i takt med att Lean-kompetensen i organisationen ökar. Längs vägen uppstår möjligheter till snabba vinster, men varaktiga förbättringar kommer inte av sig själva. För att säkra ökat kundvärde genom förbättringsarbete över tid måste man etablera en kultur för kontinuerliga förbättringar. Lean är alltså inte ett projekt med ett slutdatum eller någon ”quick fix”, utan kräver engagemang och långsiktiga åtaganden från hela organisationen.

3. Förstå den nya ledarskapsrollen
God förankring och förståelse är grundläggande för att Lean ska kunna införas. Medarbetarna ska inte bara känna att ledningen stödjer satsningen, utan ledningen måste gå i täten och genom sina egna handlingar och förhållningssätt visa att Lean är en långsiktig strategi. Både den högsta ledningen och mellancheferna är därmed nyckelresurser för Lean och måste ges förutsättningarna och tryggheten att kunna ta det ansvaret.

Lean ställer dessutom andra krav på ledningen. En Lean-chef måste finnas nära både Lean-arbetet och de operativa uppgifterna. Därför fäster Lean-chefen (större) vikt vid att stödja de anställda i deras dagliga uppgifter och är medveten om ansvaret för att hjälpa medarbetarna att utveckla hela deras potential.

4. Ge medarbetarna ansvar och gör dem delaktiga
Lean är mycket mer än ett antal tekniker och verktyg för effektivisering. Det är människorna i organisationen som gör förändringar möjliga. Kompetenta medarbetare med sakkunskap, närhet till processerna och kontakt med kunderna har bäst förutsättningar att identifiera möjligheter till förbättring och genomföra förändringarna i fråga. Medarbetare med kunskaper om och intresse för förändringsarbete måste få ta ansvar. Det har en motiverande effekt och blir en kickstart i arbetet. Dessa medarbetare kommer också att fungera som bra Lean-ambassadörer i organisationen.

5. Kommunicera och informera

Tydlig kommunikation är avgörande för att alla ska förstå vad införandet av Lean innebär. Lean skapar förändringar och förändringar som sker utan att mål och konsekvenser kommuniceras tydligt leder ofta till missförstånd och otrygghet. Därför är det viktigt att få fram att Lean inte handlar om att arbeta snabbare, utan smartare. En medarbetare som förstår och ser syftet med förändringen kan snabbare acceptera den och anpassa sig till den. Kom ihåg att det inte är förrän de anställda börjar arbeta på ett nytt sätt som vinsterna kommer. För att på lång sikt kunna åstadkomma en Lean-kultur och en organisation som hela tiden anpassar sig till omgivningarna måste man arbeta för att alla ska vara väl informerade och fungera som ett team.

6. Mät och dokumentera resultat
För att säkra förankring och engagemang är det viktigt att löpande informera om resultaten och vinsterna av Lean-arbetet. Det förutsätter att mätningar görs före och efter alla förbättringsinitiativ.

Visuella metoder för att visa resultat av Lean-arbetet kan till exempel vara Lean-tavlan, som placeras väl synlig på en strategisk plats. Kombinerat med korta, dagliga uppföljningsmöten kan en tydlig redovisning av resultaten skapa mycket motivation och ett stort engagemang för det fortsatta förbättringsarbetet.

7. Kom ihåg vad Lean inte är!
Lika viktigt som att förstå vad Lean är och vilka resultat det ger, är det att förstå vad Lean inte är. Lean är inte:

  • En metod för personalnedskärning
  • En quick fix
  • En mätmetod

Hur man kommer igång

Med god planering kan införandet av Lean ge häpnadsväckande vinster i form av ökad effektivitet och sänkta kostnader. Börja med förändringar som ger enkla och snabba vinster och bygg ut allt eftersom. Organisationen lär sig mer om Lean genom att göra egna erfarenheter – för att sedan bli redo att tackla allt större utmaningar. Och en framgång i ett tidigt skede ger Lean en bra start inom organisationen.

Har du frågor om Lean eller hur vi kan hjälpa ditt företag? Ta kontakt med Torstein Salen på Sopra Steria på e-post: torsa@soprasteria.com.

1 tanke på “Så lyckas du med Lean och kontinuerlig förbättring”

Kommentera