Digital ledning: Hur kan du förbereda för framtidens arbetsplats?

Foto: Hanne Kristine Fjellheim/Sopra Steria

Genom att fokusera på de anställdas vardagliga arbete så kan du förbereda ditt företag för framtidens arbetsplats. Först då kan du vara en digital vinnare.

Arbetslivet utvecklas ständigt, med ökad digitalisering av tjänster, införandet av robotar, högre krav på chefernas digitala kompetens samt att kunna skilja på arbete och privatliv för de anställda. Med frekventa ändringar är det svårt att ge en konkret formel för vad som krävs för att framöver vara en digital vinnare. Men som en digital ledare för ett kunskapsföretag finns det några ”low hanging fruits” som du kan använda för att förbereda företaget för framtidens arbetsplats. Dessa uppnår du genom att fokusera på de anställdas dagliga arbete.

NHO startade diskussionen genom att ha framtidens arbetsplats som huvudtema på sin årliga konferens i början av januari och några veckor efter följde Aftenposten (http://www.aftenposten.no/) med på konferensen med titeln Teknik och den framtida arbetsmarknaden. Ett nylanserat forskningsprojekt (Smart Workplace 2040) har försökt att förutsäga hur arbetsplatsen kommer att se ut fram till 2040 med undertiteln the rise of the workplace consumer. Men man behöver dock inte vänta i över 20 år för att visioner ska slå in; det finns åtgärder du kan vidta redan nu för att göra din arbetsplats till en digital vinnare.

Projektet fastslår att framtidens arbetsplats kommer att ha fokus på medarbetaren. Dessa medarbetare möttes kanske tidigare upp på kontoret vid samma tidpunkt varje dag, utförde sina ordinarie arbetsuppgifter och deltog på interna möten. Idag och kommande tid framöver, kommer dessa medarbetare vara beroende av teknik för att kommunicera med kollegor över hela landet, delta på online-seminarier, kurser eller möten vid olika tidpunkter. Vilken ”low hanging fruits” kan du som ledare dra nytta av för att förbereda för den framtida arbetsplatsen?

Läs också: Ledarrollen i den digitala tidsåldern: Sju T för bra ledning

Moderna samarbetstekniker med fokus på arbetstagarnas behov

Tiden då arbetsplatsens teknologier enbart godkändes av IT-avdelningen är över. De anställda är idag delaktiga i att forma sina arbetsmiljöer med enheter och applikationer som de redan arbetar med för att bli mer produktiva. Snarare än att tvinga anställda att använda vissa verktyg, kan man ta utgångspunkt i hur de anställda arbetar dagligen och vilka digitala verktyg de använder på sin fritid. Det blir lättare att anpassa sig till förändrade arbetsformer genom att använda tekniker och interaktioner. Dessutom kommer arbetstagare som fått de riktiga verktygen tillbringa mindre tid med rapportering och administration, vilket frigör tid för dom huvudsakliga arbetsuppgifterna.

Nya integrationslösningar som ”Facebook at work” och ”Google at work” gör att privata verktyg fortgår på arbetsplatsen. Andra exempel är Yammer som påminner om hur vi kommunicerar på Facebook, men i ett arbetssammanhang. Eller Lync, som påminner om sättet att kommunicera på Skype men som också är anpassad till en arbetssituation. Genom att införa nya integrationslösningar är det viktigt att komma ihåg att tekniken är bara en liten del av vägen till målet. Företag som lyckas har ett holistiskt och ett strategiskt tillvägagångssätt med fokus på både verksamhetsmål och användarnas behov.

Underlätta att de anställda kan arbeta var som helst och när som helst…

Med hjälp av samarbetstekniker har det i teorin underlättats för att en anställd kan arbeta var som helst och när som helst. Därför bör ingen som anställs som en kunskapsarbetare under 2016 definieras av antalet timmar på kontoret. Undvik ”the quantified workplace”, det vill säga ett företag där de anställda mäts på timmar och fysisk närvaro snarare än vad de producerar. Är det viktigt vad som genomförts och den kunskap man fått, eller hur mycket tid man har spenderat på det? Vill dina anställda ta mer ansvar om de uppmanas att tillbringa ett visst antal timmar, eller uppnå ett visst resultat?

…men ha också regler för när de anställda är online och offline

När tekniken anpassar så att den anställde kan arbeta var som helst och när som helst, så är det nödvändigt att arbetsgivaren har regler för tillgängligheten så att de anställda inte ska känna att de är online dygnet runt. Exempelvis bör e-post besvaras inom en dag, inte nödvändigtvis kl. 22:55 eftersom det var då arbetstagaren tog emot e-post. Eller att man respekterar upptagen eller offline status på Lync. Arbetsgivaren blir alltmer pressad att också underlätta att den anställde loggar ut. Detta till exempel genom att underlätta för träning på arbetstid, matservice och arrangemang som är anpassade för den anställdes familj. Smart Arbetsplats 2040-rapporten drar slutsatsen att en hälsosam arbetsmiljö förmodligen ger en mer produktiv arbetare.

Att utrusta kunskapsföretag för framtiden så ligger du redan i framkant om du börjar anpassa teknik och arbetsdag fokuserat på de anställda.

2 tankar på “Digital ledning: Hur kan du förbereda för framtidens arbetsplats?”

Kommentera