Jobbsnack utan plan och strategi

Efter lanseringen av Workplace by Facebook (tidigare Facebook at Work) ska ”alla” skaffa interna sociala medier för sin verksamhet, men vad händer om det implementeras utan plan och strategi?

Om du tror att ett internt socialt nätverk bara är att lansera till medarbetarna och sedan går resten av sig själv, då riskerar du att förlora fördelarna som nätverket ska skapa. Även om de flesta är bekanta med sociala medier från sin privata sfär så är det något helt annat att använda det i jobbsammanhang för internt bruk.

Läs också: Interna sociala medier: Nu måste du ändra den interna kommunikationen

Måste förstå digitalt ledarskap

Workplace by Facebook lanserades globalt i oktober 2016 med över 100 000 företag på väntelistan. Det har skapat en halleluja-stämning runt det interna sociala nätverket. Ett internt socialt nätverk ska skapa större transparens, underlätta samarbete och kunskapsutbyte på alla nivåer i verksamheten, bidra till innovationstakten och bryta ner hierarkier.

Utan att ha konkreta mål för vad och hur dessa mål ska uppnås, blir däremot oddsen för framgång dåliga. Istället riskerar du att skapa en störningskanal där medarbetare håller sig borta eftersom de inte förstår hur nätverket ger dem ett mervärde i arbetsvardagen.

Förändringsarbete och förväntningsstyrning om vad nätverket ska användas till är därför A och O. Det första steget är förankring i ledningen och deras förmåga att förstå vilja använda nätverket. Till exempel har DNB varit öppen om hur deras VD Rune Bjerke har varit en av huvudinitiativtagarna till deras interna sociala medier. Han bidrar aktivt med eget innehåll och dessutom ”like”:ar och kommenterar han på medarbetarnas inlägg. Bjerke har förstått det nya digitala ledarskapet. Genom att delta som chef i nätverket kan han känna företaget på pulsen och hans närvaro uppmuntrar också resten av medarbetarna och mellancheferna att använda nätverket. Så skapas grunden för kulturell utveckling, innovation och kommunikation med högt i tak. Det faktum att alla nivåer i företaget använder nätverket är en viktig framgångsfaktor.

Läs också: Ledarrollen i den digitala tidsåldern: Sju T för bra ledning

Stora företag kräver dedikerad kommunikationspersonal

Andra åtgärder är att se till att nätverket inte blir en störningskanal. Det kräver att alla medarbetare förstår vad man ska posta var och till vem. En bra gruppstruktur är nyckeln till nätverkets framgång. Särskilt i stora företag kräver detta mycket kontroll, kanske mer än vad den interna kommunikationspersonalen har förberett sig på. Vilka grupper ska vara tillgängliga på nätverket, vem ska administrera grupperna, hur ska de namnges för att vara optimerade för sökning och ska vem som helst kunna skapa en grupp? Vi på Sopra Steria har en genomgång av alla våra cirka 140 skandinaviska grupper var tredje månad, där vi till exempel ser till att grupper som har samma tema slås ihop till en grupp och inaktiva grupper får stöd att öka aktiviteten eller så tas de grupperna bort. Det kräver en dedikerad kommunikationspersonal med ett moget öga för så kallade ”Community Management”.

örutom att hålla koll på gruppstrukturen ska en Community Manager också underhålla nätverket på en daglig basis, hjälpa till så att rätt poster hamnar i rätt grupper, följa upp så att de som har frågor får svar, att medarbetarna håller sig inom de riktlinjer som är satta för nätverket, leda i kristider och så vidare. Med bra ledning kommer medarbetarna snabbt se att de får tillbaka för den tid som de investerar online.

Läs också: Den digitala arbetsplatsen: En mänsklig rättighet att logga ut?

Etablera bra rutiner för dina interna sociala medier

Även ett internt socialt nätverk kommer att kräva omfattande åtgärder, så handlar även detta om att etablera goda rutiner. För större delen av svenska företag är interna sociala medier okänt territorium och många företag måste också lära sig längs vägen. Det finns ingen färdig manual för exakt hur ditt företag ska gå tillväga för att nå framgång. Olika branscher och företag kommer att behandla och använda sina nätverk på olika sätt. Men utan kontroll och förankring är chansen för att du får full utdelning för ditt interna sociala nätverk minimal.

Inläggsförfattare Hanne Kristine Fjellheim är Communication Manager på Sopra Steria.

 

Hanne Kristine Fjellheim

Hanne Kristine Fjellheim är Communication Manager på Sopra Steria. Hon brinner för kommunikation och interaktion mellan människor med hjälp av både nya teknologier och traditionella kanaler. Hanne har en kandidatexamen i journalistik, en magisterexamen i Corporate Communication och har arbetat som journalist och fotograf.

Kommentera