Tid för samarbete! Om användningen av designmetoder och Co-Creation i IT-projekt

De av oss som någon gång har levt i en bostadsrätt, varit medlem i ett idrottslag eller haft barn på förskolan har nog alla känt av vad en gemensam insats och samarbete innebär. I det här inlägget delar vi med oss av erfarenheter kring användandet av en samarbetstankegång – även känt som ”Co-Creation” – inom produkt- och tjänsteutveckling i den statliga sektorn.

Begreppet Co-Creation kommer från Design Thinking eller tjänstedesign och är ett koncept som har fått mer och mer uppmärksamhet och användning inom den offentliga sektorn.

Innan vi fördjupar oss i begreppet Co-Creation, låt oss först ge er lite bakgrund till ett av de projekt där vi har arbetat med just detta:

Vårt uppdrag: online-lärande inom den statliga sektorn

På samma sätt som digitalisering och ”streamingtjänster” har nått musik och video, så har utbildning och kurser för många blivit en lika naturlig del att utföra online som i ett fysiskt klassrum. Fördelarna är uppenbara: Har du en dator eller en surfplatta med tillgång till Internet, så kan du utbilda dig inom nästan vad du vill. Detta kan lika gärna göras från din egen soffa mitt i natten, om det passar dig bättre, än att vara morgontrött i en tyst föreläsningssal.

Vi fick följande utmaning av kunden:

Vilken arkitektur och funktionalitet bör en digital läroplattform ha, när målgruppen är potentiellt alla anställda inom den statliga sektorn? Uppgiften måste sägas ha varit ganska så unik. Vi var tvungna att identifiera, klassificera och prioritera behoven för företag som varierar i storlek från 50 anställda till flera tusen, och med allt från ingen strategi för kompetensutveckling, till företag med helt egna operativa digitala lärosystem.

Läs också: Maskininlärning: Nästa steg efter Big Data

Faserna i Design Thinking-metoden

Vi valde att följa Design Thinking-metoden för detta uppdrag. Denna består av följande faser:

What is?
Här analyserade vi den nuvarande situationen och behov genom djupintervjuer. Vi strukturerade och kategoriserade resultaten samt genererade insikter genom att skapa personas (En persona är en fiktiv karaktär som man tar fram för att beskriva målgrupperna utifrån deras beteende, attityder, kunskaper, datorvana m.m). Sedan genomförde vi en kvantitativ undersökning med syftet att få bekräftat våra resultat från intervjuer med en större användargrupp.

What if?
I denna fas tittade vi på möjligheten för en lösning. Vi genomförde en idéworkshop med mål om att generera så många idéer som möjligt till delarna i designen av lösningen (företagsarkitektur).

What wows?
I den sista fasen tänkte vi brett och utan begränsningar. Nu var det dags att prioritera och välja ut de idéer till den lösning som vi trodde på. Vi kombinerade sedan idéerna till tre olika lösningsförslag.

What works?
Nu var det dags för samarbete! Vi samlade en grupp användare i tre olika workshops där vi tillsammans utvärderade, diskuterade och vidareutvecklade de olika lösningsalternativen till en gemensam lösning. Lösningsalternativet presenterades som enkla tvådimensionella prototyper, i form av en kort historia tecknat på stora ark. Det gjorde det enkelt för användarna att sätta sig in i och förstå lösningsförslaget.

Läs också: Så lyckas du med Lean och kontinuerlig förbättring

”Utveckling tillsammans” är nyckelordet för Co-Creation:

Avsikten med Co-Creation är att involvera målgruppen och användare för att, tillsammans med leverantören, skapa en lösning som optimerar den upplevda användbarheten för dem som ska använda lösningen. Man kan se Co-Creation som en process där kunder eller användare involveras i produkt- eller tjänsteutvecklingen på ett så tidigt stadie att de faktiskt har inflytande över den färdiga produkten eller tjänsten.

Co-Creation behöver inte begränsas till kundens behov och produktutveckling, utan kan lika gärna handla om att den offentliga sektorn vill få kompetent input från invånare och andra intressenter i sin utformning av politik => tjänsteutbud => tjänstens kvalitet och (kostnads) effektivitet.

Vanligtvis genomförs Co-Creation workshops med en användare åt gången, men vi valde i detta fall att köra workshops där vi bjöd in flera företag till samma workshop. Vi såg dock till att företagen som vi valde att bjuda in också kunde tilldelas samma persona för att undvika stora motsättningar i workshopen. Därför kunde vi fokusera på en användartyp åt gången.

Läs också: När Infrastruktur blir kod

Stor iver och entusiasm

Som vi nämnt tidigare så använde vi tvådimensionella prototyper för att visualisera olika lösningsförslag, som vi bad workshop-deltagarna att utvärdera. Med andra ord så tecknade vi tre olika storyboards (dvs. korta historier tecknade på stora ark), som beskrev tre olika alternativ för lösningen. Det gjorde det enkelt för användarna att sätta sig in i och förstå lösningsförslagen:

1. Först bad vi deltagarna att använda röda post-it-lappar för att skriva eller rita saker som är negativa vid ett lösningsförslag och sedan använda gröna post-it-lappar för att skriva upp saker som är positiva. Denna övning genomfördes som ”brainwriting”, dvs att alla skriver i tysthet för sig själva, och sedan satte upp post-it-lapparna direkt på storyboarden. På detta sätt kunde vi enkelt se vilken lösning som var den bästa.
2. Därefter bad vi deltagarna att välja den bästa lösningen och tillsammans byggde vi vidare på den. Vi tog bort funktionalitet som var onödig och la till delar som var positiva hos de andra lösningarna.

Detta tillvägagångssätt var nytt för våra deltagare, men de tog sig an uppgiften med stor iver och entusiasm och delade villigt med sig av egna erfarenheter. Det blev bra diskussioner kring vilka funktioner som var både viktiga och mindre viktiga i de tre skisserna till en digital läroplattform som de skulle ta ställning till.

Enkla åtgärder

Det behövs inte en avancerad prototyp för att visa användarna hur lösningen kan se ut och involvera de i utvecklingen av lösningen. Det tar inte heller lång tid att göra detta. Medverkan av användarna kan uppnås genom relativt enkla medel och efter bara en workshop kan man uppnå ganska mycket.

Resultaten från våra Co-Creation-workshops var helt centrala för rekommendationen till den digitala läroarkitekturen och ”intressenter” hade lagt ner både hjärna och hjärta i arbetet. Samarbetsandan fungerar även i affärssammanhang!

 

Inläggsförfattare är Andrea Kümmerle och Vidar Degrum på Sopra Steria.

 

Kommentera